Топ-инструментов для тайм-менеджмента
Если вам перестало хватать часов в сутках или под конец рабочего дня вы обнаруживаете себя погребенным под кучей дел - обратите внимание на то, как вы распределяете и организуете свое время. Решение часто кроется именно в налаживании тайм-менеджмента.
Мы подготовили топ-инструментов для организации времени в рабочих и деловых процессах.
Для начала определим базовые принципы тайм-менеджмента:
Приоритезация. В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови подчеркивает, что цель не в том, чтобы поставить ваше расписание в приоритет, а в том, чтобы расписать ваши приоритеты. Для этого подойдет техника “Матрица Эйзенхауэра”. Этот инструмент помогает разделить задачи на четыре категории: первоочередные важные задачи; важные задачи, которые могут быть выполнены позже; задачи, которые можно делегировать; задачи, от выполнения которых можно отказаться. Рекомендуем вам ознакомиться с этой техникой подробнее и попробовать применить.
Планирование. “Правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели” - гласит правило 6 “П”. Иначе говоря, составляйте список задач, планируйте от большего к меньшему и от глобального к частному, определяйте фиксированные сроки начала и завершения работы над каждой задачей и пользуйтесь своим списком как маршрутом к вашей цели. Кроме того, установленные сроки помогут избежать прокрастинации.
Структурирование. Определите для себя и/или для команды, что делает задачу выполненной и по каким критериям вы оцениваете полученные результаты.
Все эти принципы можно цифровизировать с помощью следующих приложений:
- Todoist - онлайн-сервис и приложение для управления задачами и тайм-менеджмента, предлагающий множество функций и настроек для адаптации под свои потребности. В нем вы можете создавать метки, фильтры, повторяющиеся задачи, устанавливать цели и многое другое в соответствии с вашими предпочтениями и рабочим процессом.
- Focus To-Do - сервис, который позволяет создавать и группировать задачи в списки, запускать таймер, напоминать о важных задачах и отслеживать время, затраченное на работу. Кстати, Focus To-Do основан на принципе “Pomodoro” - технике чередовании периодов сфокусированной работы и отдыха. В классическом исполнении этой техники период работы длится 25 минут, а период отдыха - 5.
- Trello - онлайн-инструмент для управления проектами и задачами, представляющий собой гибкую и интуитивно понятную систему досок, списков и карточек, которая позволяет визуализировать задачи и проекты, а также приглашать других людей в ваши доски и карточки, легко сотрудничать с коллегами, делиться информацией и обновлениями о задачах.
- Notion - еще один сервис для хранения информации, планирования дел, мониторинга глобальных и рутинных задач и процессов, который предлагает как личное, так и командное использование.
- Harvest - командный инструмент, который подойдет сотрудникам HR-отдела, менеджерам проектов и руководителям, для отслеживания времени выполнения задач и завершения проектов, получения статистики и создания отчетности. Кроме того, Harvest удобно синхронизируется с Trello.
- Sectograph - необычный планировщик дня, который выглядит как виджет аналоговых часов, накладывая все события и задачи из Google-календаря на циферблат часов.
